Informatizando a clínica

Prefácio

O assunto nem parece tão polemico, afinal quem não está informatizado hoje em dia?

No entanto, a questão é como sexo na puberdade: todos já experimentaram mas, nunca tiraram a roupa…

É comum colegas ostentando potentes notebooks, fazendo o prontuário em planilhas, ou carregando smart-phones sem conseguir manter sua agenda sincronizada.

Ou ainda, gigantes laboratórios com caríssimos sistemas RIS e PACS não integrados com o controle de produção dos médicos.

Em congressos, alguns esnobam utilizando rico vocabulário de siglas, como utilizei na frase anterior, sem sequer saber ao certo o conceito por trás disto tudo.

Diante desta enxurrada de novidades tecnológicas, muitos colegas não conseguem sequer dar o primeiro passo rumo à informatização.

É confuso,. Devo comprar um micro mas, quais especificações? Como é que este micro vai ser ligado com o outro? Qual o software que devo usar? O que é RAM, HD e HTML?

Foi observando colegas nesta situação, que nos levaram a escrever este artigo, apresentando os conceitos de informatização e sua implicação direta com a organização aplicados á prática, de forma simples e objetiva.

 Importância

Percebemos que o desempenho das empresas é diretamente proporcional ao grau de sua organização e intuitivamente sabemos que a informática é o pilar fundamental da organização. Portanto informatizar não é somente importante, é fundamental.

Informatizar não é só colocar uns micros e transformar o manuscrito em digitado. O segredo do sucesso da informatização está em extrair Inteligência e implantar Automação.

 Informática

O conceito de informática tem raízes anteriores à era da computação e significa organizar a informação. Atualmente, com a infiltração da computação no cotidiano, o conceito de informática abrange desde o aspecto micro ao macro organizacional.

Armazenamento

A organização da informação pressupõe armazenamento.

Por exemplo, podemos ter uma agenda pessoal, onde organizamos os números de telefones de nossos conhecidos, como já faziam nossos bizavós, só que estas informações não estão numa caderneta, estão num pen drive, num celular ou mesmo num distante e desconhecido site.

Distribuição, intercâmbio

O intercâmbio da informação, antes feita por voz ou por escrita, hoje ocorre de forma eletrônica, via cabos, antenas e satélites, formando uma rede global.

Assim, nossa agenda pessoal pode estar interligada com a agenda da empresa em que trabalhamos, a qual pode estar interligada com outras empresas, assim por diante.

Processamento (inteligência)

Esta interligação permite que os dados sejam processados, como por exemplo, o “sistema” determinar o dia de uma reunião de várias pessoas, baseado nos dados das agendas de cada um.

Automação

Da capacidade de processamento e de interligação, tem-se a automação, isto é, trabalho executado em ciclos sem intervenção da inteligência humana.

Comunicação

A comunicação é o fenômeno de intercâmbio de informação. Uma comunicação harmoniosa é aquela em que não há distorção da informação e, que o tempo decorrido não exceda a necessidade da comunicação.

Esta simples consideração é o tendão de Aquiles da informática e das telecomunicações, hoje unificadas sob a sigla TI (Tecnologia da Informação).

Tecnologia da Informação

A TI prove o substrato para que a comunicação possa ocorrer.

Daí a importância da TI nas organizações: as falhas de comunicação, tanto por distorção como por demora, minam a interação dos componentes da organização, causando stress (nas pessoas) e reduzindo a eficiência.

Hardware e Software

A TI pode ser dividida em:

  • Infra-estrutura (hardware): micros, cabos, aparelhos de telefone.
  • Sistema (software): lógica de redes, sistemas (ou programas)

 Organizar

Organizar uma empresa é orquestrar a mão de obra, o uso da infra-estrutura (espaço, equipamento) e de insumos, pelo tempo, para produzir. Isto é, fazer com que exista a interação (comunicação, logística) harmoniosa entre estes componentes.

Por exemplo, a comunicação   entre as pessoas (que provêem a mão de obra), entre as pessoas e os equipamentos e entre equipamentos, ou então, a movimentação das pessoas pelos espaços e a logística dos insumos do estoque para o consumo.

Estudo da organização – definição do objetivo

Sustentação financeira

O pilar básico da organização é uma boa definição do Objetivo. Qual o objetivo da sua clínica? Atender pacientes?

Podemos ser mais específicos?

Muitos conseguirão enumerar vários objetivos. Quantos mais, pior.

O objetivo básico de toda organização é a sobrevivência e a sobrevivência está no desempenho financeiro, isto é, os custos para “produzir” o objetivo (atender pacientes) são menores que a receita (valor recebido em troca).

Matematicamente falando:

Receita = Faturamento – Custos

Ou seja, é o óbvio, se não redundante, que o negócio deve ser de auto-sustentável, isto é, o negócio deve gerar recursos financeiros para a sobrevivência e desenvolvimento.

O desempenho financeiro depende do grau de organização, visando sempre aperfeiçoar o produto (melhor qualidade) pelo menor custo.

O que se produz?

Mantendo-se na devida perspectiva o objetivo de desempenho, a real questão que devemos responder é: O que se produz?

Uma clínica médica, em geral produz “Atendimento Clínico”, um serviço de ultra-sonografia, produz “laudos de ultra-som”.

Pode parecer estranho, pois ambos prestam serviços, no entanto, em termos de organização interessa o produto: a organização se faz sobre as rotinas de trabalho, não sobre o produto.

Portanto, a definição do objetivo deve sempre conter “o produto” e a viabilidade. E a viabilidade econômica depende do mercado.

Custo versus Preço

Pausa para esclarecimentos: muitos colegas confundem conceitos Custos com Preços, assim como Remuneração e Lucro. Posto de modo simples:

Custos: é o que se desembolsa para cobrir insumos, luz, aluguel, mão de obra. Por exemplo, para elaborar um documento são necessários o papel, a tinta e a mão de obra. 

Preço: é um valor atribuído a um negócio, que na sua formulação entram os custos e a oportunidade de mercado. Por exemplo, se o documento acima foi assinado por uma pessoa famosa, o preço poderá ser muitas vezes maior que se custo.

Remuneração: é o valor pago por um trabalho ou empréstimo de coisa. Por exemplo, o documento anterior foi escrito pela pessoa que na época não era famosa e, portanto, na época, a remuneração pelo trabalho de escrever o documento pode ter sido ínfima.

Lucro: é a diferença do valor da transação (preço) menos os custos (incluindo a remuneração). No exemplo utilizado, o lucro ficou com a pessoa que realizou a venda do documento, que a bem da verdade teve a sorte de ser portador do documento no momento de boa oportunidade de mercado.

O lucro pode ser entendido como “remuneração de risco”. No exemplo utilizado, o signatário não se tornasse famoso, o portador teria apenas arcado com os custos – na verdade ficando com o Prejuízo.

A importância destes conceitos está na fundamentação da “viabilidade” do negócio. O médico, ao custear sua faculdade já está arcando com os custos e correndo riscos, o que, ao montar sua clinica, deve ser levado em conta.

Os honorários médicos devem entrar como custos de mão de obra e não como lucro. O lucro deverá ser proveniente da eficiência da organização

Custo x Qualidade

A aceitação do produto no mercado depende de inúmeros fatores, que confluem para um dual “Qualidade x Preço”

O conceito de qualidade merece um livro à parte. No entanto, quando falamos de qualidade em medicina, não podemos pensar em nada menos que erro zero e satisfação 100% do cliente. Como sabemos, uma meta difícil senão utópica.

O preço é composto por custos (insumos, mão de obra, depreciação de equipamentos) e oportunidade de mercado.

Em medicina, atualmente, raros colegas podem desfrutar de oportunidades de mercado. Nas regiões metropolitanas há abundância de excelentes profissionais, que sob a lei de oferta e procura, reduzem as oportunidades de mercado, além deste fator, o preço é ditado pelo pagador (convênios), muitas vezes abaixo dos custos.

Portanto, a eficiência da organização é vital para a sobrevivência do negócio: deve-se oferecer o máximo de qualidade com o menor custo.

Melhorar qualidade E reduzir custos

A qualidade, em medicina diagnóstica, pode ser dividida em dois planos:

  • Do Atendimento: pontualidade, cordialidade, precisão e rapidez
  • Do Procedimento: rigor cientifico, precisão, agilidade na obtenção dos dados

No plano do atendimento, devemos entender, do agendamento, da recepção, ou seja onde o paciente é apenas “cliente”. É necessário o investimento em equipamento adequado, a implantação de rotinas enxutas e, principalmente, treinamento. O seu pessoal é o cartão de visitas da sua clínica, o maior valor da empresa.

No plano do Procedimento, devemos entender, do exame, consulta ou sessão de ánalise, o que for, onde há a interação médico-paciente. Equipamentos, claro, são importantes,. No entanto, as rotinas devem ser estudadas meticulosamente. Devem ser implantados protocolos de atendimento, visando a manutenção da qualidade do atendimento e o rigor cientifico e a melhor comunicação entre o profissional e o paciente. Os médicos devem ser treinados para seguir estes protocolos. A atualização técnica do corpo médico é seu diferencial no mercado.

Isto não quer dizer que será tolhida a liberalidade do profissional e sim, que os ciclos de atendimento terão toda infra-estrutura adequada para que o profissional possa dedicar seu tempo quase que exclusivamente para o trabalho médico. As rotinas de burocracia devem ser eliminadas do atendimento médico.

Por exemplo, na sala de ultra-som, o interruptor (ou dimmer) esteja distante apenas à um braço do médico (por exemplo, pendurado no teto), de forma que o mesmo não precise se deslocar da cadeira, toda vez que for utilizá-lo.

O fato de ter de levantar e se deslocar, que seja apenas uns poucos passos, infere num tempo que pode corresponder à 5% do tempo do entendimento! Este tempo poderia ser utilizado numa breve apresentação do profissional, ou então para melhorar o posicionamento do paciente.

Sob ambos aspectos, tanto do atendimento como do procedimento, sistemas bem integrados são a chave de uma implantação de sucesso das rotinas.

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